書類整理のコツは、共有化すること!

 

書類整理のためのコツの一つが、情報の共有化です。
個人で情報を持つのではなく、組織として一元管理をするということですね。

誰もが必要な時に素早く情報を取り出すことができる、それが業務の円滑化を生み出します。
そのためにはファイリングが欠かせません。
ファイリングのコツは、内容や年度別、保存期間別に分けること、ファイル名を具体的に記すことです。

特に組織における情報の共有化のためには、書類を分類し、それらを検索しやすいように配列して管理します。
分類方法も配列方法もさまざまなものがありますが、これらは書類整理を行いたい文書の性質に合わせて組み合わせます。

また、保管方法にも注目をすることができます。
誰もが情報をすぐ確認できるということは、保管しているファイルを取り出しやすいという意味も持っています。

ファイル名を記載するというのは探しやすさのためには欠かせませんし、ファイルやボックスを活用することで持ち運びも便利になります。
書類整理には、移動性を重視することも大切なコツであるということが分かりますね。

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